محتويات حقيبة تهيئة الموظفين الجدد
تُمنح حزمة الترحيب بالموظف الجديد صباحاً واحداً فقط لإثبات فاعليتها. يفتح الموظف الحزمة قبل أن يلتقي بأي شخص، بينما لا يزال يفكر فيما إذا كان انضمامه إلى الشركة قراراً صائباً. تُهدر معظم الشركات ذلك الصباح؛ حيث تضع في الحزمة زجاجة تحمل شعار الشركة يمتلك الموظف مثلها بالفعل، ودفتر ملاحظات لن يستخدمه لأن كل شيء متاح رقمياً، وقميصاً (تيشيرت) بمقاس خمنه أحدهم. تكلف هذه الحزمة مالاً حقيقياً لكل موظف ولا تقدم أي قيمة تذكر، لأنه لم يتم اختيار أي شيء فيها من أجل الشخص الذي يفتحها.
هذا دليل عملي حول كيفية تحديد محتويات الحزمة: ما الذي يجب أن تحتويه، وكيف تتعامل مع المقاسات دون الحاجة إلى نموذج محرج، وكيف يتغير قرار التخصيص بناءً على معدل التوظيف لديك، وكيفية مواءمة الطلبات الكبيرة مع خطة توظيف قد تتغير.
ما الهدف من الحزمة؟
الهدف ليس تجهيز الموظف؛ فالحاسوب المحمول وبيانات الدخول والمكتب هي مهام تشغيلية وليست هدية. توجد الحزمة لجعل الغريب يشعر بأنه مرغوب فيه، وهو ما يتطلب أن يكون هناك شيء في الصندوق مخصصاً للفرد نفسه.
يوجد اختبار واحد يحسم معظم الجدالات حول المحتويات: هل كان الموظف الجديد سيشتري هذا الشيء لنفسه؟ إذا كانت الإجابة نعم، فقد وفرت عليه شيئاً. إذا كانت لا، فقد أعطيته غرضاً إضافياً ليشغل مساحة عنده.
المستويات الثلاثة للمحتويات
- المستوى الأول، يُستخدم في الأسبوع الأول: قلم جيد، هيكل تنظيمي مطبوع عليه صور الموظفين، بطاقة موقعة من الفريق، قسيمة غداء مع شخص من خارج قسمه. رخيصة، ومفيدة فوراً، وهي الفئة التي تتجاهلها معظم الحزم.
- المستوى الثاني، يُستخدم لأشهر: دفتر ملاحظات جيد، منظم كابلات، جوارب. أشياء تخرج من المكتب وتُستخدم في المنزل، وهو المكان الذي يستقر فيه الموظف نفسياً في وظيفته الجديدة.
- المستوى الثالث، مجرد شعارات: الزجاجة التي تحمل الشعار، الملصقات، الحقيبة القماشية. اجعل هذه الفئة صغيرة؛ فهذه هي الأشياء التي يلتقط الناس لها صوراً ثم يرمونها لاحقاً.
الحزمة التي تركز على المستويين الأول والثاني، مع غرض واحد من المستوى الثالث، تتفوق على الحزمة المكلفة التي تتكون بالكامل من المستوى الثالث، كما أنها أقل تكلفة.
فخ المقاسات
تعد الملابس الخطأ الشائع في حزم الترحيب، والسبب اجتماعي أكثر منه لوجستي. لكي تضع قميصاً في الصندوق، عليك أن تسأل شخصاً لم تقابله بعد عن مقاس ملابسه، في نفس الأسبوع الذي تطلب فيه بياناته البنكية وجواز سفره. إنه إحراج بسيط، ويؤخر الحزمة، وقد لا يرد بعض الموظفين الجدد في الوقت المناسب.
تأتي جواربنا بمقاس واحد (من 42 إلى 46 أوروبي). لا نماذج، لا رسائل متابعة، لا حاجة للتنبؤ بالنسب، ولا بقايا بمقاسات خاطئة. الحقيقة الصريحة هي أن المقاس الواحد لا يناسب الجميع، ولن يناسب موظفاً بقدم أصغر. إذا كان فريقك متنوعاً، ادمج الجوارب مع عنصر لا يحتاج لمقاس حتى لا تعتمد الحزمة بأكملها على التوافق.
مخصصة أم موحدة، وكيف يحدد معدل توظيفك ذلك
كل زوج من الجوارب يُطرز بناءً على الطلب، لذا فالاسم المختلف يعني تصميماً مختلفاً. هذه الحقيقة وحدها تحدد نهجك بالكامل.
إذا كنت توظف فرداً أو فردين
اطلب أزواجاً مطرزة بالأسماء بتكلفة 10 دولارات، واحداً تلو الآخر، عند قبول كل عرض عمل. يفتح الموظف الجديد صندوقاً يحمل اسمه على طرف الجورب، وهي أرخص طريقة لجعل الحزمة تبدو شخصية. لا يوجد حد أدنى للطلب، لذا فالشركة التي توظف شخصين شهرياً لا تحتفظ بمخزون ولا تطلب شيئاً لا تستخدمه.
إذا كنت توظف على دفعات
اطلب تصميماً واحداً موحداً في دفعة من 100 زوج أو أكثر بتكلفة 6.50 دولار للزوج، يحمل اسم الشركة أو عبارة قصيرة يعرفها الجميع. احتفظ بها وضع زوجاً في كل حزمة. الخيار أقل شخصية، لكنه أرخص بنسبة 35%، ويمكن تجهيز الحزمة بمجرد توقيع عقد العمل بدلاً من انتظار الإنتاج. دليلنا حول الجوارب ذات العلامة التجارية كهدايا للشركات يغطي ما يجب وضعه في الدفعات الموحدة.
تطبق العديد من الفرق كلا النهجين: دفعات موحدة مخزنة لكل موظف، بالإضافة إلى زوج مطرز بالاسم للموظفين الإداريين، حيث لا تذكر العشرة دولارات مقارنة بتكلفة التوظيف.
مواءمة الطلبات مع خطة التوظيف
الجزء الصعب في الشراء بالجملة هو أن خطط التوظيف متغيرة. طلب 100 زوج هو التزام بناءً على توقعات، لذا احسب المدة التي ستستغرقها الدفعة قبل إتمام الطلب.
| معدل التوظيف | النهج | التكلفة | مدة استمرار 100 زوج |
|---|---|---|---|
| 2 شهرياً | أزواج بأسماء حسب التوظيف | 240 دولاراً سنوياً | لا يوجد مخزون |
| 5 شهرياً | كلا النهجين يعملان | 600 دولار (بأسماء) أو 650 دولاراً (دفعة موحدة) | 20 شهراً |
| 10 شهرياً | دفعة موحدة واحدة | 650 دولاراً للدفعة | 10 أشهر |
| 25 شهرياً | دفعات موحدة كل ربع سنة | 1950 دولاراً سنوياً | 4 أشهر |
السطر الذي يستحق التوقف عنده هو 5 موظفين شهرياً. بهذا المعدل، تكلف الأزواج المطرزة بالأسماء 600 دولار سنوياً، بينما تكلف الدفعة الموحدة 650 دولاراً وتستمر لما يقرب من عامين. الخيار الأرخص على الورق يعطي حزمة أسوأ، والفرق هو 50 دولاراً فقط. اشترِ الأزواج المطرزة بالأسماء.
فوق 10 موظفين شهرياً، تتفوق الدفعة الموحدة بوضوح، وما يحتاج إلى الحماية هو الاتساق وليس السعر: لون الجورب، ونوع الخط، ولون الخيط يشكلون التصميم معاً، لذا سجلهم جميعاً وأعد الطلب بناءً على ملاحظاتك وليس من الذاكرة. انظر الحفاظ على اتساق التصميم عند إعادة الطلب و تخطيط فترات التنفيذ للطلبات الكبيرة.
ما الذي يجب استبعاده؟
أربعة أشياء تفشل باستمرار في حزم الترحيب:
- أي شيء يتطلب تجميعاً أو إعداداً. اليوم الأول مزدحم بالفعل.
- ملابس تحمل شعار الشركة تُرتدى في الأماكن العامة. هذا طلب للترويج قبل وجود أي شيء يستحق الترويج له.
- المواد الاستهلاكية التي تنتهي صلاحيتها. الوجبات الخفيفة تظل في الخزانة حتى يرميها شخص ما، وهي السبب وراء تأخر تجميع الحزم.
- أي شيء يكرر المعدات. إذا كان قسم تقنية المعلومات يرسل حقيبة، فلا ترسل حقيبة أخرى.
إيقاع ربع سنوي
الترحيب بالموظفين عملية مستمرة، لذا فالطلب روتين وليس مشروعاً. كل شيء يُصنع حسب الطلب، لذا وقت التنفيذ هو وقت الإنتاج ويبدأ عندما يصبح نصك نهائياً. وضع الفشل هو نفاذ الكمية في منتصف الربع السنوي دون وجود مخزون للسحب منه.
- مرة واحدة: ثبت التصميم. لون الجورب، الخط، لون الخيط، النص. اطلب زوجاً واحداً بسعر التجزئة وانظر إليه قبل الالتزام.
- كل ربع سنة: تحقق من معدل الاستهلاك مقابل المخزون المتبقي وأعد الطلب عندما يتبقى ما يكفي لشهرين، لا أسبوعين.
- لكل تعيين إداري: اطلب الزوج المطرز بالاسم عند توقيع العرض، لا عند تأكيد تاريخ البدء.
- كل عام: تحقق من أن النص الموحد لا يزال يطابق الشركة. دفعة تحمل اسم منتج أوقفته أسوأ من جورب سادة.
تعد جوارب هدايا الشركات الخيار المعتاد للطلبات الموحدة، وجوارب الملابس الرسمية المطرزة بالاسم مخصصة للأزواج بالأسماء، وتناسب الجوارب الرسمية الفاخرة والمخصصة التعيينات التنفيذية. جميعها مصنوعة من مزيج الخيزران بنسبة 90% في تغليف صديق للبيئة وجاهز للإهداء، لذا يمكن وضع الزوج في صندوق الحزمة دون الحاجة لإعادة تغليفه.
أسئلة متكررة
ما الذي يجب أن يوضع في حزمة الترحيب؟
شيء يُستخدم في الأسبوع الأول، وشيء يُستخدم لأشهر بعد ذلك، وعنصر واحد يمثل الشركة. معظم الحزم تقع بالكامل ضمن الفئة الثالثة، ولهذا تبدو كتسويق. بطاقة موقعة من الفريق الفعلي تتفوق على كل غرض يحمل شعاراً في الصندوق ولا تكلف شيئاً تقريباً.
كم يجب أن ننفق لكل موظف جديد؟
أقل مما تعتقده معظم الفرق، ولكن بإنفاق أفضل. زوج من الجوارب المخصصة يكلف 10 دولارات، أو 6.50 دولار في طلب 100 زوج. الرقم المهم ليس الإجمالي، بل ما إذا كان أي شيء في الصندوق قد اختير للفرد نفسه، لأن هذا هو الجزء الذي يتذكره الناس بعد ستة أشهر.
هل يجب أن تحمل هدايا الترحيب اسم الموظف؟
إنه التغيير الأكثر تأثيراً والأقل تكلفة الذي يمكنك القيام به في الحزمة. التكلفة تكمن في الإنتاج: اسم واحد يعني تصميماً واحداً، لذا يظل سعر الزوج المطرز بالاسم 10 دولارات سواء طلبت واحداً أو خمسين. الشركات التي توظف على دفعات تستخدم عادة تصميماً موحداً للجميع وأزواجاً مطرزة بالأسماء للمناصب الإدارية.
كيف نتجنب سؤال الموظفين الجدد عن مقاساتهم؟
اختر أصنافاً لا تتطلب مقاسات. جواربنا تأتي بمقاس واحد، لذا لا توجد نماذج لإرسالها ولا حاجة للمتابعة. التحذير الصادق هو أن المقاس الواحد لا يناسب الجميع، فلا تجعل الحزمة تعتمد بالكامل عليه.
كم يجب أن نطلب إذا كان التوظيف غير متوقع؟
ما يكفي لحوالي ربعين سنويين، وأعد الطلب عندما يتبقى ما يكفي لشهرين. لا شيء يُسحب من الرف، لذا الدفعة الموحدة هي مخزونك الفعلي، ونفاذ الكمية يعني انتظار الإنتاج. إذا كانت خطة التوظيف غير موثوقة، اطلب أزواجاً مطرزة بالأسماء لكل توظيف بتكلفة 10 دولارات ولا تحتفظ بأي مخزون.
هل يمكننا استخدام نفس الحزمة للموظفين عن بُعد؟
المحتويات تعمل بشكل متطابق، حيث لا يعتمد أي شيء فيها على التواجد في المكتب. الجزء الذي يحتاج إلى تخطيط هو التجميع والإرسال من جانبك، وهو المكان الذي عادة ما تفشل فيه حزم الموظفين عن بُعد. قرر من سيقوم بتعبئة الصندوق ومن سيرسله قبل أن تقرر ما ستضعه بداخله.
خاتمة
حدد معدل توظيفك أولاً، لأنه يجيب على السؤال الوحيد المهم: أزواج مطرزة بالاسم لكل توظيف بتكلفة 10 دولارات، أو دفعة موحدة من 100 زوج بتكلفة 6.50 دولار. ثم ثبت التصميم مرة واحدة، ودونه، واجعل إعادة الطلب تذكيراً في التقويم بدلاً من كونه حالة طوارئ.
ابدأ بـ جوارب هدايا الشركات، وقارن الكميات في مجموعة الجملة، واقرأ هدايا الشركات بأقل من 10 دولارات ودليل هدايا تقدير الموظفين لبقية العام، لا لليوم الأول فقط.
