إدارة برنامج هدايا الشركات للأعياد والمناسبات
يفشل برنامج هدايا الشركات في موسم الأعياد في الأسبوع الأخير من شهر نوفمبر، ويفشل للسبب نفسه في كل عام: لم يتولَّ أحد مسؤوليته في شهر سبتمبر. فالقائمة لم تُعتمد قط، والميزانية تمت الموافقة عليها متأخرة، والشخص الذي انتهى به الأمر بإدارة البرنامج هو مدير مكتب ورث هذه المهمة بالإضافة إلى مهام عمله الفعلية. وما يصل في النهاية هو أي شيء كان لا يزال متاحاً للشراء في الأسبوع الثالث من نوفمبر، وهو ما يفسر كيف ينتهي المطاف بالشركات بتقديم دفتر ملاحظات يحمل شعار الشركة لأربعمائة شخص لم يكونوا يرغبون به في المقام الأول.
يتناول هذا المقال هدايا الأعياد كمشروع تشغيلي صغير بدلاً من كونها رحلة تسوق. ويغطي كيفية تقسيم القائمة، وتحديد الميزانية لكل فرد، وكيفية بناء الجدول الزمني بدءاً من تاريخ فتح الناس للهدايا وصولاً إلى الوراء، ومن يحق له اعتماد التصميم، وكيفية إنجاز الأمر برمته دون الحاجة إلى طلبات طارئة ناتجة عن الذعر.
ابنِ القائمة قبل أن تتطرق إلى الميزانية
تكاد جميع البرامج تخفق في هذه المرحلة. يقوم شخص ما باختيار هدية، ثم يحاول معرفة عدد القطع المطلوبة، ويظل الرقم متغيراً. افعل العكس. اكتب القائمة أولاً، مقسمة إلى فئات، مع تحديد عدد لكل فئة.
| الفئة | الحجم المعتاد | ما يجب أن تحققه الهدية | التكلفة المعقولة للفرد |
|---|---|---|---|
| جميع الموظفين | إجمالي عدد الموظفين | أن تكون متساوية للجميع، دون فوارق ظاهرة | 5$ إلى 15$ |
| جهات الاتصال من العملاء | حسابات مُسماة فقط | أن تُستلم دون مخالفة سياسة الهدايا | 10$ إلى 25$ |
| الحسابات الرئيسية | عادة أقل من 20 | أن تكون مختلفة بوضوح عن الهدية العادية | 40$ فما فوق |
| الشركاء والموردون | غالباً ما يتم نسيانهم | تقدير عام من العمل، لا أكثر | 10$ إلى 20$ |
هناك قاعدتان توفران معظم العناء. لا تسمح أبداً للموظفين برؤية فئتين مختلفتين من الهدايا داخل نفس الفريق، وتحقق دائماً من سياسة الهدايا الخاصة بالعميل قبل إنفاق أي مبلغ في قطاع منظم. فهدية يجب الإفصاح عنها أو رفضها أسوأ من عدم وجود هدية على الإطلاق.
بند الميزانية
مع وجود الأعداد أمامك، يتحول رقم التكلفة لكل فرد إلى إجمالي في خطوة واحدة. يبلغ سعر الجوارب المطرزة 10.00$ للزوج الواحد لأي كمية، و6.50$ للزوج عند طلب 100 زوج أو أكثر من تصميم واحد، وهو ما يقل بنسبة 35% عن سعر التجزئة. لا يوجد حساب جملة يجب التقديم عليه ولا تسجيل دخول: مجموعة الطلبات الكبيرة مدرجة بشكل منفصل مع السعر الظاهر على الصفحة.
- 120 موظفاً، تصميم واحد: 780$. اطلب 130 لتغطية الموظفين الجدد والقطع الإضافية. قم بالتقريب للأعلى دائماً.
- 250 موظفاً وعميلاً، تصميم واحد: 1,625$.
- 400 عبر ثلاثة مواقع، ثلاثة تصاميم: 2,600$، بشرط أن يكون كل تصميم بمقدار 100 زوج على الأقل.
- أقل من 100 من أي تصميم واحد: 10.00$ للزوج. تعتبر الشركة المكونة من 60 شخصاً طلب تجزئة، وهذا أمر جيد، فقط يجب وضع ميزانية لها بناءً على سعر التجزئة.
إذا كنت لا تزال تتجادل حول الرقم لكل فرد، فإن دليل وضع ميزانية هدايا الشركات (B2B) يشرح الأمر بشكل صحيح، ويغطي مقال هدايا الشركات بأقل من 10$ ما هو متاح فعلياً في النطاق السعري المنخفض.
الجدول الزمني، بالعمل بطريقة عكسية
كل شيء يتم تصنيعه عند الطلب. لا شيء يؤخذ من على الرف، مما يعني أن وقت التنفيذ هو وقت الإنتاج ولا يمكن تقصيره مهما حاولت. ابدأ من التاريخ الذي سيفتح فيه الناس الهدية فعلياً واعمل إلى الوراء.
| متى | ما يجب إنجازه |
|---|---|
| سبتمبر | الاتفاق على الفئات والأعداد، طلب الميزانية، طلب عينة واحدة بسعر التجزئة |
| أوائل أكتوبر | رؤية العينة والموافقة عليها، اختيار النص ولون الخيط، تثبيت الأعداد النهائية |
| منتصف أكتوبر | تقديم الطلب، تأكيد وقت الإنتاج، تحديد موعد نهائي داخلي قبل أسبوعين من الموعد الحقيقي |
| نوفمبر | استلام البضائع وعدّها، كتابة البطاقات، توزيع خطة التوزيع |
| أوائل ديسمبر | التوزيع أو الإرسال بالبريد، قبل الأسبوع الذي يغادر فيه الجميع |
هناك صفان أكثر أهمية من البقية. عينة شهر سبتمبر تمنع التغيير المتأخر، لأن كبار المسؤولين يغيرون آراءهم عندما يرون شيئاً مادياً بدلاً من نموذج أولي. كما يمتص الموعد الداخلي الذي يسبق الموعد النهائي بأسبوعين أي مشكلة قد يواجهها أي برنامج. يغطي دليل فترات التنفيذ للطلبات الكبيرة كيفية إعداد ذلك.
تصميم واحد أم عدة تصاميم
ينطبق سعر الجملة على التصميم الواحد عند طلب 100 زوج، لذا فإن عدد التصاميم، وليس عدد الهدايا، هو ما يحدد التكلفة.
تصميم واحد للجميع
هو الأبسط والأرخص والأكثر عدلاً لقائمة الموظفين. اسم الشركة أو عبارة قصيرة على طرف الجورب. نص واحد، خط واحد، لون خيط واحد، لون جورب واحد، ولا جدال حول من حصل على ماذا.
تصميم واحد لكل فئة
يحصل الموظفون على اسم الشركة، بينما يحصل العملاء على شيء بدون أي علامة تجارية على الإطلاق. كلاهما يحتاج للوصول إلى 100 زوج للحفاظ على سعر 6.50$، لذا فهذا الخيار منطقي للطلبات التي تزيد عن 200 هدية تقريباً ولا ينصح به لما دون ذلك.
الأسماء الفردية
كل اسم فريد يعتبر تصميماً خاصاً به، لذا فإن الأزواج التي تحمل أسماء تُحتسب بسعر التجزئة 10.00$ بدلاً من 6.50$. احتفظ بهذا الخيار لقائمة الحسابات الرئيسية، حيث تكلف 15 زوجاً بسعر التجزئة 150$ وتترك انطباعاً أفضل بكثير من زجاجة نبيذ أخرى. استخدم الجوارب الرسمية المطرزة بالأسماء لتلك الفئة، واحتفظ بتصميم الشركة القياسي للجميع.
الاعتماد والشخص الذي يغير رأيه متأخراً
اكتب بالضبط ما سيظهر على طرف الجورب، وبنفس حالة الأحرف (كبيرة/صغيرة)، واحصل على موافقة خطية من الشخص الذي سيتذمر إذا كان هناك خطأ. عادة ما يكون هذا الشخص هو المسؤول في قسم التسويق والشخص الأعلى منه. التطريز يُحاك داخل النسيج بدلاً من طباعته، لذا فإن النص هو التصميم بالكامل، ولا يوجد ملف تصميم (Artwork) يمكن إلقاء اللوم عليه لاحقاً.
اجعل النص قصيراً. طرف الجورب مساحة ضيقة، واسم شركة طويل بالإضافة إلى سنة وشعار فرعي سيتقلص إلى سطر لا يمكن لأحد قراءته. إذا أصر فريق العلامة التجارية على وضع الشعار الكامل، اقرأ معهم الجوارب المخصصة مع شعار قبل الاجتماع وليس بعده.
إيصال الهدايا للناس
قرر هذا في أكتوبر، وليس في الأسبوع نفسه. بالنسبة لمكتب واحد، اطلب الهدايا للمكتب ووزعها، فهذا هو الأقل جهداً وأفضل لحظة. بالنسبة للفريق الهجين أو الموزع، قرر ما إذا كان المديرون سيأخذون مجموعة ويقومون بإرسالها، أو ما إذا كانت الهدايا ستنتظر عودة الموظفين في يناير. كلاهما خياران جيدان. ما لا ينجح هو اكتشافك يوم 18 ديسمبر أن نصف الشركة في إجازة بالفعل.
شيء واحد يجب قوله بوضوح: يوجد مقاس واحد، EU 42 إلى 46، وهو ما يعادل UK 8 إلى 11 و US 9 إلى 12. يناسب معظم الرجال البالغين والعديد من النساء البالغات، ولا يناسب أحداً بقدم أصغر. في قائمة موظفين من أي حجم، هذا يعني أن بعض الأشخاص لا يمكنهم ارتداء الهدية. إما أن ترفقها بخيار ثانٍ لهؤلاء الأشخاص أو تختار شيئاً آخر. لا تدع الأمر يكون مفاجأة في ذلك اليوم.
ما يجب الاحتفاظ به لشهر يناير
اطلب 10% إضافية من إجمالي العدد. للموظفين الجدد، القطع التالفة، الشخص الذي كان في إجازة رعاية طفل، العميل الذي تم نسيانه. صندوق القطع الإضافية يحل أيضاً مشكلة الأسابيع الأولى من العام الجديد، عندما يصل موظفون جدد ولا يملك أحد ميزانية بعد. إذا كان شهر ديسمبر ضيقاً جداً بالفعل هذه المرة، فإن نقل البرنامج بأكمله إلى يناير خيار مشروع، والمسوغات لذلك موجودة في هدايا الشركات للعام الجديد.
الأسئلة الشائعة
متى يجب أن نبدأ التخطيط لهدايا الشركات في الأعياد؟
سبتمبر لتسليمها في ديسمبر. يمنحك هذا شهر أكتوبر لاعتماد عينة مادية وتثبيت الأعداد، وشهر نوفمبر للاستلام والعد والتوزيع. البدء في نوفمبر يحصر خياراتك فيما يمكن شراؤه من المخزون الحالي، وهو كيف ينتهي الحال بالشركات بهدايا لم يخترها أحد.
كم يجب أن تنفق الشركة على الفرد الواحد؟
بين 5$ و15$ للفرد لهدايا جميع الموظفين، و10$ إلى 25$ لجهات الاتصال المحددة من العملاء، ورقم منفصل للحسابات الرئيسية. الإجمالي أقل أهمية من الثبات: فوجود فئتين ظاهرتين داخل فريق واحد يسبب ضرراً أكثر مما تفعله أي هدية متواضعة.
ما هو الحد الأدنى للطلب للحصول على سعر الجملة؟
مائة زوج من تصميم واحد بسعر 6.50$، وهو أقل بنسبة 35% من سعر التجزئة البالغ 10.00$. تحت هذا العدد، أي كمية متاحة بسعر التجزئة بدون حد أدنى على الإطلاق. الشركة المكونة من 60 شخصاً تدفع ببساطة سعر التجزئة، والذي يصل إلى 600$ للقائمة بأكملها.
هل نحتاج إلى حساب جملة أو عملية موافقة؟
لا. لا يوجد نموذج تقديم، ولا حساب تجاري، ولا تسجيل دخول. مجموعة الجملة مدرجة بشكل منفصل عن مجموعة التجزئة والسعر معروض على الصفحة، مما يعني أن قسم المشتريات يمكنه رؤية الرقم دون الحاجة لاتصال، ويمكن تقديم الطلب في نفس يوم الموافقة عليه.
هل يمكننا تقديم إصدارات مختلفة للموظفين والعملاء؟
نعم، وغالباً ما يكون هذا هو القرار الصحيح: اسم الشركة للموظفين، وشيء بدون علامة تجارية للعملاء الذين لدى صاحب عملهم سياسة هدايا. كل إصدار يعتبر تصميماً خاصاً به ويحتاج إلى 100 زوج للحفاظ على سعر 6.50$، لذا فهذا منطقي للطلبات التي تزيد عن 200 هدية إجمالاً.
ماذا يحدث إذا تغير عدد الموظفين بعد الطلب؟
اطلب 10% إضافية واحتفظ بالقطع الزائدة. أي طلب إضافي أقل من 100 زوج يُسعر بسعر التجزئة، لذا فإن النقص الصغير ليس كارثة، ولكنه يكلف أكثر لكل زوج مما كان عليه الحال عند التخطيط له مسبقاً. تغطي الزيادة أيضاً موظفي شهر يناير، وهو أمر لا تضع أي ميزانية له في برامج الهدايا.
تقديم الطلب
اكتب قائمة الفئات هذا الأسبوع واطلب زوجاً واحداً بسعر التجزئة لوضعه أمام من سيقوم بالاعتماد. ثم حدد سعر الطلبية الكاملة على مجموعة هدايا الشركات الكبيرة بسعر 6.50$ للزوج. بالنسبة لقائمة مختلطة، ضع الجورب الرسمي السادة بجانب الجورب القطني المزين بكرانيش بحيث تكون الهدية القياسية ذات مظهرين بدلاً من مظهر واحد.
